miércoles, 18 de abril de 2012

Marco Legal


ACUERDO Nº 060

(30 DE OCTUBRE DE 2001)

Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. 

El Congreso Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus funciones legales, en especial las otorgadas por la ley 80 de 1989, la ley 489 de 1998 y la ley 594 de 2000.

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 
ARTICULO 1: establecer los lineamientos y procedimientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades publicas y las privadas cumplan funciones públicas con los programas de gestión documental para la producción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:

Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

ARTICULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radiación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

ARTICULO OCTAVO:Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

ARTICULO NOVENO: Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. " Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".

*Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

*Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

*La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. 

ARTICULO  DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. Ver el Concepto del Archivo General de la Nación 500636 de 2005

ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.

ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.

Justificacion

Objetivos Especificos

MISIÓN de la Unidad de Correspondencia


El compromiso del área de Correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios, marcando el inicio de la gestión documental con arreglo a  los procedimientos institucionales previamente establecidos  y propiciando el fortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de los ciudadanos. 


VALORES CORPORATIVOS
  • Organización orientada al cliente.
  • Gente con calidad y continuo desarrollo.
  •  Responsabilidad con la comunidad y el medio ambiente.
  • Ética y honestidad.
  • Calidad en productos y servicios.
  •  Innovación tecnológica.
  • Organización abierta al mundo.

Funciones de la Unidad de Correspondencia

  • Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acorde con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación de Colombia.

  • Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y orden consecutivo.

  • Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

  • Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las Unidades de Correspondencia.

  • Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran.

  • Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los tramites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.

  • Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.

  • atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el tramite de su requerimiento.

Que es una Unidad de Correspondencia??

Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

Servicios de la Unidad de Correspondencia


Las unidades de correspondencia prestan los siguientes servicios:

*Atención al usuario. Estas unidades, son el primer lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los tramites administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o la atención de un requerimiento  y el tiempo y lugar donde se le puede dar respuesta a la solicitud presentada.

*Atención de consultas sobre el estado del tramite solicitado.

*Servicio alerta. Uno de los mas importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportunas a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.

*Préstamo de documentos. Se refiere a la disposición y consulta para el usuario, de la serie documental Consecutivo de Correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los prestamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie.

Procedimiento para Comunicaciones Enviadas

 
  1. Mensajero interno recoje las maletas, Funcionario hace entrega de las comunicaciones en la unidad de correspondencia.
  2. Recepción.
  3. verificar la elaboración contenido del documento: ortografía, anexos, copias,sin tachones, redacción, papel apropiad, anexos, copias.
  4. Asignar número consecutivo de radicación, original y dos copias.
  5. Colocar fecha, original y dos copias.
  6. Opcional: colocar datos del punto cuatro y cinco en el sobre.
  7. Registrar en la planilla de comunicaciones enviadas.
  8. Deshojar la carta. (Original: Sobre, 1 Copia: consecutivo de comunicaciones oficiales, 2 Copia: oficina productora)
  9. Embalaje. (Empacar la carta en el sobre)
  10. Distribución. ( empresa de correo, mensajero interno)

Procedimiento para Comunicaciones Recibidas

  1. Recibir la carta (recepción)
  2. Identificar si es un sobre sospechoso.
  3. Verificar los datos, si son de la empresa.
  4. Abrir el sobre.
  5. Verificar datos, contenido,si trae anexos que los traiga.
  6. Radicar el documento. (Se debe colocar el sello en la parte superior del documento)
  7. diligenciar el sello, (Nº consecutivo, fecha, hora, folios, y recibido).
  8. Registrar en la planilla de comunicaciones recibidas.
  9. Distribuirla, repartir a las oficinas destinatarias, en esta paso se diligencia el registro de distribución para entrega directa en las oficinas.

Formato Registro y Radicacion de Correspondencia Recibida

Formato Registro y Radicacion de Correspondencia Enviada

Formato Registro Distribucion en el Interior de la Organización

Formato Registro de Correspondencia Enviada a Fax

Formato Registro Facturas y/o Cuentas de Cobro

Guia

Horario de Atención al Público

El horario de atención al publico de la unidad de correspondencia será de:

De Lunes a viernes
 
 8 am a 12:00 pm
 2 pm a 5:00 pm
 
Sabados:
09:00 am a 01:00 pm
 
 
 

Documentación Organizacional

Precauciones para el manejo de Correspondencia



En tiempos en que se diversifican las modalidades de terrorismo, es necesario conocer que las unidades de correspondencia son uno de los medios elegidos por individuos que quieren causar daño a distancia a otras personas, Por tanto, es importante que los funcionarios que laboran en estas áreas, conozcan recomendaciones para prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo la integridad personal.

Identifique sobres o paquetes sospechosos

Estos son:
 
  • Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo
  • Sobres o paquetes sin remitente
  • Paquetes sucios, manchados o con olores extraños
  • Exceso de avisos o de sellos postales
  • Palabras restrictivas
  • Paquetes amarrados con cables o presencia de cables

En caso de encontrar estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las precauciones necesarias como por ejemplo: aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los experto en explosivos o a los organismos de seguridad competentes.



































































































































































































Equipo y Mobiliario


Las unidades de correspondencia determinaran los implementos necesarios para la realizaciónde las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la entidad.

Equipos: De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, cada entidad podrá contemplar el uso de recurso informático como computadores, aplicativos y redes, que faciliten los procedimientos de registro, Radicacion y distribución de las comunicaciones. De igual forma para facilitar el tramite y distribución, podrán contar con equipos fax, correo electrónico, digitalizacion, reprografia, entre otros.

 
Sellos: con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, las unidades de correspondencia deberán contar con sellos, como: Recibido, devuelto, urgente y los demás que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

Carpetas: para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar con mínimo con una carpeta que permita transportar desde la unidad de correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

Casilleros: en virtud que las unidades de correspondencia centralizan la recepción y envío de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su rápida ubicación.























Glosario

             
  1. Aplicativo: Aunque se suele utilizar indistintamente como sinónimo genérico de "programa" es necesario subrayar que se trata de un tipo de programa específicamente dedicado al proceso de una función concreta dentro de una entidad o empresa.

    Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

    Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. 

    Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante un ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. 

    Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticad e integridad.

    Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

    Radicacion de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. 

    Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el  Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

    Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

    Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las especificas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

martes, 17 de abril de 2012

Bibliografia

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GIRALDO LÓPEZ, José Alberto."Legislación aplicada a la administración de la correspondencia" :Memorias del 1 Seminario sobre la administración de la correspondencia como parte de la Gestión Documental, Bogotá 25-27 de julio de 2001.

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TRIANA TORRES, Jorge William. "Terminología básica de correspondencia, aplicada a las nuevas tecnologias": Memorias del seminario sobre la administración de la correspondencia como parte de la Gestión Documental, Bogotá: AGN Colombia, 2001.

VASQUES, Manuel. "introducción a la archivologia" : Guía de estudio. Santa fe de Bogotá: AGN, 1997.