Glosario

             

1. Aplicativo: Aunque se suele utilizar indistintamente como sinónimo genérico de "programa" es necesario subrayar que se trata de un tipo de programa específicamente dedicado al proceso de una función concreta dentro de una entidad o empresa.

   
   

   Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

   
   

   Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. 

   
   

   Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante un ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. 

   
   

   Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticad e integridad.

   
   

   Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

   
   

   Radicacion de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. 

   
   

   Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el  Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

   
   

   Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

   
   

   Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las especificas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.